今天不加班!12個「時間管理工具」 讓你提早下班去玩樂!

想提升工作表現?行銷濾鏡之前向大家介紹過工作效率工具,也分享如何製作精美簡報的工具,但最終要能有效產出的精髓,就是「專心」!今天就要來跟大家介紹幾個實用的工具,幫助你更有效的杜絕任何分心亂源,讓一樣的時間產出雙倍的生產力喔!

本篇介紹的工具 —阻擋廣告的 Ad Block,儲存網頁的 Pocket,效法蕃茄工作法 moosti,檢視每日完成多少工作的 idonethis,輕鬆查詢全球時區的 FIO 和 Worldtime Buddy,咖啡廳等背景音效的coffitivity 和 Noisli(站長最愛),阻斷分心網站的 Forest 和 Self Control,以及終極時間管理記錄工具Rescue Time 和 fanurio,這12個工具將能夠全方位的幫助你 stay focused!好工具幫你事半功倍趕快存下吧!

1. Ad Block

做報告或搜集資料時,周邊的廣告常常讓人分心,大折扣、新的展覽等太多的東西,都讓你想打開連結看看,這時候只要裝上 AD BLOCK,這個Chrome的擴充功能,就可以順利幫你擋掉很多廣告,頁面瞬間變得清爽許多!

造訪不同網站時,Ad Block 會顯示在這個頁面上幫你擋掉的廣告數字,點擊連結就可以享受一下乾淨的頁面,更專心瀏覽內容囉!安裝AD BLOCK 點此

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2. Pocket

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202圖片來源:pocket 官網

 「看一下這篇文章,5分鐘應該還好~」常常就這樣看完了很多網路文章,結果時間就這樣過去了嗎?

該工作時,如果看到感興趣的文章,只要把它存到Pocket,等到之後有時間的時候,再打開pocket的清單,或是通勤時再打開Pocket app,把今天存下來想看的網站、音樂、影片一次看個夠,既不會影響本來做事的節奏、保持專心,也不會因為這樣漏掉任何資訊或內容。

筆者裝上 Chrome 的 Pocket 擴充後,任何時候,只要點擊一下 Pocket 按鈕,再稍微加上一些 tag,讓你儲存的內容更加清楚分類。如下圖,當你的瀏覽器裝上 Pocket 之後,看到任何感興趣的內容,但當下沒時間閱讀全文,輕輕點擊一下紅框內的 pocket 按鈕即可。

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點擊之後,Pocket 按鈕就會亮燈,一方面也是提醒你這個頁面已儲存了,然後輕鬆的自定一些標籤,按 save即可。之後任何網站,都可以用以此類推來儲存,你也可以透過不同的標籤,例如旅遊、語言、工作等去做分類,讓你的 Pocket 成為私人的資料庫,也是很棒的用法。

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在你工作的時候,同事丟給你一個團購的連結?你要怎麼用 Pocket 來儲存,而不要分心去購買呢?你也可以將連結寄到  add@getpocket.com,之後這個連結就會出現在你的 Pocket list之中,以下我們用SYNC UP的臉書連結為例,寄到 add@getpocket.com即可,但記住一次寄一個連結就好,細節可見此說明

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進入Pocket之後,可以看到自己儲存的文章、網頁、音樂、影片等,甚至是剛剛寄的連結,也存在這裡了!是不是很方便呢?有興趣的人可以到官網看看,或點擊加裝Chrome擴充,iPhone app下載,Android app 下載

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其實這個功能有點像之前介紹過的 Wunderlist,如果大家還記得的話,wunderlist也有Chrome擴充功能,點擊之後不僅可以儲存文章,也可以設定提醒,提醒自己特定時間來看一下這個網頁,例如折扣結束前一週,回到這個網拍網站之類的,再復習一下 wunderlist怎麼使用可以點擊這裡

不過其實 wunderlist 主要的訴求是以to do list為出發點,所以它的使用界面比較是幫你匯集各種不同的任務,提醒你去完成,只是筆者有時也會把它用來,提醒自己閱讀某篇文章或到訪某個網頁,但Pocket 的初衷就是讓你儲存頁面稍後閱讀,所以使用界面首頁,會讓各個文章或連結的內容一目瞭然,兩個筆者都很推薦,大家也都可以選用最適合自己需求的方法!b

3. moosti

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圖片來源:moosti

類似蕃茄工作法的概念,moosti讓你可以「自行設定一段時間」要專心,或是設定一個長時間的休息或短時間的放鬆都可以,時間到了之後,moosti會伴隨著鈴聲跳出提醒的方塊(也可調整為靜音),頁面的顏色也可以自己調整。

這樣的方法到底有沒有效呢?很多手機都有碼表的功能其實,但這類工具,讓你開一個瀏覽器,保持在桌電上工作,心裡並默默地知道時間在倒數,可能你設定自己半小時內要完成一個小任務,有時透過這樣「倒數計時」的感覺,其實真的會增加緊張感,也讓你更投入每個工作環節喔!

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4. iDoneThis

這是一個很簡單的工具,每天寄一封信給你,問你『  今天做了什麼事情?』,可自己設定寄信時間,透過回覆 IDONETHIS 的信件,也可以檢視、記錄一下今天完成的各種工作項目。除此之外,也可以在每天開始時,設定好今天要完成的幾個目標,收到信時,如同撰寫單日工作日誌一樣,可以檢視今天的效率。

除此之外,可以邀請團隊一起使用,對於新創團隊、小團隊、個人工作等,用這個很基本的方法,像寫每日報告一樣,記錄下自己或是團隊的工作內容。

每天都會有個預期心理,知道有一封詢問今日工作成果的email要到來,適度的壓力,讓自己提升效率,透過這樣的紀錄,也可以在一天、一週或一個月後,來檢視自己過去這個月的專案進度,功能非常陽春、介面也很簡單好上手,推薦給有需要的朋友囉!

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5. FIO(Figure It Out)

需要寄信給外國客戶、安排跨國會議和世界各地的同事敲開會時間嗎?那FIO一定可以幫助你愉快地完成這個工作!常要算美國東西岸時間、遇上夏令節約時間還要算加減一小時,算時差是個看似簡單卻又麻煩的事,就讓 FIO 幫助你吧!

加裝FIO的Chrome擴充功能,如下圖,可以清楚看到各時區的時間,此外,也可以修改地區名稱,例如台北辦公室、東京設計師等。每當用Chrome開啓一個新分頁的時候,就會看到五顏六色漂亮的跨時區時鐘。點此下載FIO的 Chrome 擴充

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不想額外裝Chrome擴充?沒關係!線上使用 Worldtime Buddy,加入要算時間的地區,同一個軸線立刻可以拉出各地的日期和時間,非常簡單又具功能的好工具,遇上跨國地區同事約會議,非常快速就可以搞定囉!也可直接下載World time Buddy的app。

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20151015WorldtimeBuddy圖片來源:Worldtime Buddy

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6. Noisli

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圖片來源:Noisli

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既然談到專心的工具,那就不能不談談「場景背景音樂工具」啦!coffitivity 提供很基本的咖啡廳情境聲音,有「學校附近的咖啡廳」或簡單的對話聲音,但 coffitivity 的聲音比較單一,聽久了其實有點想睡XD

免費前提下,幾個可用的場景聲音工具中,站長大推 Noisli 。一進入網站頁面,很容易就會愛上 Noisli 網站的簡潔感,單色頁面搭配數個流線型 icon,點擊森林icon 就有鳥聲,還有流水聲、下雨、閃電、咖啡廳等各種聲音,此外,「網站背景顏色」會不斷的逐漸變換,更賦予情境音『動態感』,而不只是靜止的網站和一堆預錄的音效。

NOISLI 不僅提供樹種情境音之外,還可以讓user自己調整各種聲音的大小,或是點擊要哪幾種聲音,可把自己精心搭配過的聲音組合進行儲存,例如筆者覺得聽著火車規律的經過,讓人感到平穩很適合工作,但太安靜也會睡著,所以又加了一點咖啡廳的聲音,很像坐在鐵路旁的咖啡廳工作一樣,感覺挺好的。

NOISLI 也有提供timer ,可搭配使用蕃茄工作法,最棒的是有一個「無干擾寫作區域」,在這個頁面下,只有單一的顏色背景,搭配著設定好的情境音,可不受干擾的寫作,並下載完成的文稿,當然寫作功能上這個頁面非常陽春的,但正因旁邊沒有五花八門的工具,反而更能「聚焦在寫作」這件事上。

沒辦法到有森林鳥叫的咖啡廳愜意的寫作?沒關係,打開NOISLI 調整好你愛的情境音組合,任何時刻都可以仿製這種場景感,幫助你平靜思緒、文思泉湧喔!

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圖片來源:Noisli

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7.Forest

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圖片來源:Forest

在這個年代,想專心,最大的敵人就是手機了! 想控制玩手遊、滑 IG 的時間?讓Forest 來幫你吧!只要你在30分鐘內,沒有離開 Forest app,跑去玩別的手機遊戲的話,就可以成功的種一棵小樹 ; 桌機版本也可以安裝 Chrome 擴充,設定臉書或是任何會讓你干擾的網站,只要 30分鐘 內你沒有登入這些網站,就可以成功種樹,但如果失敗的話樹就會枯掉,出現下面的畫面,就只好再重新來過囉!

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如果你還是很難戒掉打開臉書,或是一些會讓你分心的網站的話,試試Self Control,Forest比較溫和的是讓你砍掉一棵樹,但self control是讓你完全打不開網頁,就只好專心地做事囉!

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8. Rescue Time

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圖片來源:Rescue

這個軟體站長個人非常的推薦,可以清楚的記錄在電腦上作業的時間,分佈在哪些網站上,當然你可以設定特定網站不列入記錄,但透過dashboard的報告(如下圖)可以顯示,你花多少時間在作ppt,花多少時間上社群媒體,又花了多少時間在逛網拍之類的,清楚地檢視自己是否有效率的工作。

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用戶可以設定哪些網站是「極具生產力」或「中性」,而在哪些網站則是「非常分心」,讓 Rescue time 的功能,更符合自己的工作情境,檢視自己的時間到底花在哪裡、怎麼花時間、或是否在哪些工作上花了太多時間等,如下圖自行調整設定。

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同類型的工具還有 fanurio,也歡迎各位試試看,不過筆者目前最喜歡 Rescue Time 的介面和功能,一開始設定可能有點麻煩,但長期觀察自己的時間運用狀況,真的很有幫助喔!

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被很多資訊餵養的時代,想看什麼、聽什麼、吃什麼都非常方便,我們最大的敵人就是自己了,「自控力」需要自我控制的紀律,但輔以對的工具幫助,更可以有效的運用時間管理 🙂

你是用什麼工具來幫助自己專心呢?也歡迎你跟站長分享~

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編按:本文原於 2015年10月15日發布,於 2020 年 3月17日改寫再發布。文中提及的 Wunderlist 已於2020年3月6日 終止服務,請讀者使用其他類似的工具,如 Pocket。
參考來源:the next web; Buffer ; 99u