效率翻倍,贏過同事的10個必備工具!上班族、行銷企劃、經理、編輯們,想提早兩個小時下班,就靠這些!

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設定視訊會議就花了一小時?不想被發現半夜三點還在寄信?要一個個追蹤客戶寄信,老是忘記?不管是企劃、email、會議還是各種困擾,都有解藥!工欲善其事,必先利其器!這十個超棒的工具,趕快拿去用吧!

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 1. Brainstorming的最佳工具— MindMeister

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每當你在規劃,或是發想一些ideas時,如果只是用紙繪製下來,或是畫在白板上,事後的記錄、建檔和搜尋功能,都不及使用MindMeister,它不僅有簡單容易上手的界面,更可以讓其他參與者,同步增減編輯心智圖。除了團隊合作的特色外,也可以運用在自己的專案、私人旅遊規劃、學習筆記等多種需求。基礎使用介紹可參考這支影片

  • 中文介面

  • 免費帳戶、專頁帳戶或企業帳戶

  • SYNC UP推薦指數:四顆星(滿分五顆星)

筆者跟著教學影片,實際使用後,覺得非常容易上手,且中文介面會隨時跑出工具提示,YouTube的教學影片也很多,非常推薦大家使用。

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 2. 史上最棒的To Do List 工具— Wunderlist(奇妙清單)

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電話費沒交、上個月出差的發票還沒報帳、八月底的出國機票還沒定等,生活中有太多待辦事項,常常就忘了最重要的那一個!Wunderlist有許多功能,首先,可以區分to do list的各種類別,不論是工作、私人、旅遊等,都可依照各種功能區分;此外,搜尋功能也是特色之一,在不同任務之間加上#標籤,就可讓同樣標籤相關內容一起出現,即便任務放在不同的類別。

而且,透過email就可以將待辦清單分享給其他人,還有留言通訊功能,並可在許多裝置之間同步,此外,還支援各瀏覽器的擴充功能,讓你可以儲存網頁。

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圖片來源:Wunderlist

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  • 中文介面

  • 免費帳戶、高級帳戶或企業帳戶

  • SYNC UP推薦指數:五顆星

其實to do list的app有非常多種,但wunderlist的功能,讓我覺得增加許多附加價值。例如,強調共同協作功能,讓你可以把工作待辦清單分享給同事,旅遊的待辦清單分享給朋友外,只要輸入對方的email即可,非常方便。

此外,筆者最喜歡wunderlist可儲存網址的功能,不管是喜歡的文章、網拍或跟工作相關的網站,都可用瀏覽器擴充按鈕儲存連結,之後也可以透過手機、平板等不同裝置,再重新看看這篇文章,或決定要不要買這件衣服等。儲存的連結,還可以設定提醒的時間,例如在週末看到跟工作相關的文章,可以先儲存,並於禮拜一提醒自己閱讀該文章。(如下圖說明)

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另外一個,筆者也覺得很棒的功能是,當你從email中接收到任務,你可以轉寄到自己的wunderlist,就能自動匯入時間、待辦事項,下圖為筆者示範,詳細說明點此。(如下圖說明)

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在你寄到自己的Wunderlist之後,任務就會出現在左列的資料夾,點擊即可設定更多內容。

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 3. 各種提案、契約的最佳幫手—QuoteRoller

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不論你是要創造各種企劃案,各式契約或是估價等文件,透過QuoteRoller許多內建的template,並結合CRM系統,讓你輕鬆的製作各種文件,和有如設計師規格一般的企劃案

  • 英文介面

  • 無免費帳戶,有專頁帳戶、小型公司和企業帳戶

  • SYNC UP推薦指數:三顆星

由於是付費才能體驗的,所以筆者還沒真正嘗試過,但建議有興趣的讀者可以嘗試14天的免費體驗

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4. 企業財務管理的最佳工具—Due

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cash flow一直都是企業中很重要的一塊,如果你的企業需要和許多的客戶來往許多的發票等細節,這會是對你來說相當實用的工具!使用界面不僅美觀亦具有功能性,還有time tracking等功能。

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圖片來源:Due

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  • 英文介面

  • 有免費帳戶(Starter)、Plus、Ultimate和Business

  • SYNC UP推薦指數:三顆星

註冊之後會有許多逐步地教學,軟體有許多的功能,例如根據自己的需求設定Invoice、內建幣值轉換等許多特色。

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圖片來源:Due

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圖片來源:Due

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5. 告別PIN碼,即時預約Conference Call—Uber Conference

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每次要預約con-call(Conference call, 電話會議)時,總是要將一串有如亂碼一般的密碼記下來?con-call的品質不一,一下斷線、一下又出現一堆雜訊?不確定此時誰在線上,不該被聽到的會議內容,卻都透過con-call機傳出去的窘境?如果你面臨過這些狀況,那就不要錯過Uber Conference。

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  • 英文介面

  • 有免費帳戶、專業帳戶和企業帳戶

  • SYNC UP推薦指數:四顆星

這個工具非常容易使用,即便是專業版一個月也僅需美金10元,約台幣300多,相當划算,你會有一組自己的Conference number,不用一堆複雜的PIN密碼,就可以輕鬆的和各地有網路的人們進行會議,而且操作版面很清楚,誰正在說話、誰在會議之中,以及許多會議需要具備的功能皆很完整,不論是與國內跨地區會議,不同部門與廠商會議或跨國會議等,都相當推薦大家試試看。

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 6. 迎接強大的email附加功能—Boomerang

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希望讓老闆以為這封信,是你早上八點寄出,而不是半夜兩點?不想在週末寄信,以免信件被忽略?客戶A的信,兩天內沒回的話,要追進度!每週一都要寄周會通知?天阿,誰來幫幫我記住這些大小事?!沒問題,將這些都交給Boomerang吧!免費帳戶就涵蓋相當多的功能,以下讓我們看看更詳細的介紹!

  • 英文介面

  • 有免費的Basic、Personal、PRO和PREMIUM等選擇

  • SYNC UP推薦指數:五顆星

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點擊官網,將工具加到gmail之後,即可享用許多功能。下圖介紹的是自行設定寄信時間,不管是一小時後、兩天後甚至是特定時間都可指定。也有自動寄送重複信件的功能,週會開會通知、每個月要向組員催收單據等信件,都可以自動完成。

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你有過這種情況嗎?收到繳費通知,但還是錯過繳費日期?上班的時候,收到折扣mail,但關掉mail後就忘了也錯過折扣季 ?! 或是想要多閱讀一下,信件內容的文章,但剛好再開會,關掉mail就忘了?Boomerang讓你再也不會發生這種情況,輕鬆點擊右上方按鈕,即可設定特定時間,讓mail再次寄給自己,讓你不再錯過折扣、好文章、繳費等所有事項

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寄送新產品功能,給十個客戶,往往需要一一追蹤客戶回應,但專案總是好幾個同時進行,常常就漏掉客戶A或追蹤專案B,Boomrang讓你自行設定,如果此封信件在一定時間內未收到回覆,它就自動跳到收信匣最上方,提醒你該追蹤進度囉!

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只要點擊右下方的藍色按鈕,當收信人讀取信件時,你即可收到回條(前提是收信人同意傳送回條),此外,也可讓你追蹤信件內的各連結被點擊的次數,更加掌握email狀況。

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 7. 所有會議、面談、電話的排程助手—Calendly

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如果你的工作有各式各樣的會議,面談,電話,有的是和公司同事,有時候是跨部門會議,外加數通外部廠商的電話預約,晚上還要跟客戶吃飯的話,這款簡單的schedule工具就相當適合你喔!以下這個教學影片,幫助你快速上手!

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  • 英文介面

  • 有免費和PREMIUM兩種選擇

  • SYNC UP推薦指數:三顆星

雖然outlook或是Google日曆,也有類似的會議日曆顯示功能,但是Calendly透過更簡潔清楚的頁面呈現,讓你可以在各個會議中,加入更明確的會議細節內容,例如會議主題專案描述,客戶相關聯結,寄送通知,事前提醒等功能,當你一個禮拜有許多各種不同的專案會議同步進行時,透過Calendly就能更一目瞭然囉!

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 8. DIY活動或會議的App—Attendify

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你曾經規劃或即將需要規劃大型活動嗎?相信你一定知道,活動的物流、時間、地點、演講人等一堆問題都很惱人,特別是每個參加者,隨時都會想詢問下一場會議幾點?在哪裡?演講者是誰?明天下午的活動是什麼?這時候透過一支客製化的app就可以輕鬆解決這個問題!這個app還附有social的功能,讓與會者可以在timeline上發佈文章或認識彼此,相當實用!

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  • 英文介面

  • 一個活動的app以美金999起,和其它方案

  • SYNC UP推薦指數:三顆星

雖然要花一些經費,但是這支app可以讓你依照活動內容,客製所有需求,從呈現的banner到文字等,上傳活動相關主圖或logo皆可,如果是大型活動也有經費預算的話,這會是不錯的選擇喔!

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 9. 只需要15分鐘就搞定一周的排班—When I Work

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任何需要排班的事情,不論是商店店員輪班、實驗室輪班、護士輪班所有跟排班相關的狀況,由於要對應到不同人,可行的時間等,排班總是一個大工程,有了這個工具,讓你不再頭痛,15分鐘輕鬆搞定!臨時有人蹺班,還可以立即找到該時段可行的人,寄送通知來上班,而且每個人排班的時數表也都清楚呈現,還可以透過手機輕鬆的執行任務,這個軟體對有排班需求的人,可真是一大福音!

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  • 英文介面

  • 一個月$9(約台幣284)起,可先免費試用一個月

  • SYNC UP推薦指數:四顆星

其實不只是商店店員需要排班,有時學校、辦公室、辦活動時等都有需要排班的場合,這個工具讓原本排班需要耗費的大量時間,大量減少,讓排班者或是經理可以更加專注在其他專案上,排班、算工時這種零碎的小事,就交給When I Work吧!

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1 0. 各種簡報、提案都不能缺少的免費圖庫—snapwire snaps

關於免費圖庫的好處,我們應該都不用再贅述了吧!不管你是需要向客戶提案、公司簡報、網站經營、活動宣傳、部落客等,都需要美麗的圖片,勝過千言萬語!

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  • 英文介面

  • 免費、PREMIUM的付費帳戶

  • SYNC UP推薦指數:四顆星

可以註冊網站,直接收到最新的圖片,也有PREMIUM的選項,讓你取得更多進階的美圖。如果你需要更多圖庫,也可參考此篇有十個免費的優質圖庫喔!

以上看過這麼多工具,有沒有覺得很想躍躍欲試阿?真的很推薦給有需要的各位,不要因為懶得註冊或還不了解,就和好工具說掰掰囉,畢竟善用工具的人,才能在效率上贏在起跑點喔

你都是使用什麼工具呢?也歡迎你跟我們分享喔!

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編按:本文參考資料 thenextweb 1; 2